Документы для СМК

Эффективность СМК (системы менеджмента качества) напрямую зависит от того, насколько правильно и системно она документирована. Комплекс документации СМК создает официальный статус системы. Документы для СМК обязательно должны быть доступны работникам предприятия, чтобы они могли в любое время воспользоваться ими в справочных целях.

Документирование СМК необходимо для достижения следующих задач:

обеспечения согласованности действий внутри организации в сфере качества и единое понимание всеми работниками требований, которые к нему предъявляются;
эффективного и регулярного проведения проверок функционирования системы;
своевременного доведения до сведения работников перечня инструкций, в особенности, если они подвергались изменениям;
создание комплекса четких требований к работникам компании;
обеспечение преемственности в случае смены работников и уменьшения продолжительность их обучения;
способствование эффективным изменениям руководства, поскольку СМК не должна быть жесткой, поэтому все изменения в нее вносятся без затруднений.

Структура документов для СМК на предприятии

В стандартах четко сказано, какие именно документы для СМК должны быть подготовлены и утверждены в организации. В ИСО 9001:2015 говорится, что предприятие обязано документально оформлять, внедрять, поддерживать и улучшать систему менеджмента качества. Также в этом стандарте отмечается, какие документы необходимо подготовить:

заявление, в котором детально изложены цели и политика компании в сфере качества ее продукции или услуг;
руководство по качеству;
целый ряд специальных процедур;
документы, которые потребуются для эффективного и своевременного планирования процессов, их выполнения и мониторинга.

Однако в стандарте обычно не указывается еще один тип документов, который активно применяется - специальные формы. Основная их цель заключается в предоставлении работникам руководящих указаний или их инструктирование по разным вопросам. Можно сказать, что под специальными формами понимают рабочие инструкции.

Уровни документации системы менеджмента качества

Все документы для СМК могут стать составляющими Руководства по качеству, которое представляет собой сборник всей документации и процедур, что используются на предприятии. Однако большинство компаний принимают решение о создании Руководства по качеству в виде отдельного документа. Какой-то единой системы создания документооборота в сфере СМК нет, поэтому у компаний в этом вопросе есть выбор. Тем не менее, можно выделить несколько уровней документации, которые есть в каждой компании.

Руководство по качеству

В этот документ обычно входят сведения о политике предприятия в сфере качества и обзор ее системы с указанием, что именно выполняется для соответствия нормам стандарта. Единых правил относительно того, как должно выглядеть Руководство - нет. Этот документ для внедрения СМК может представлять собой:

сборник документированных процедур СМК;
раздел или объединение целого комплекса документов для СМК;
серию процедур, разработанных для специального применения;
отдельный документ;
то же, что и специальные приложения.

Руководство по качеству может содержать комплекс следующих сведений: заявление о политике компании в сфере качества: введение, которое включает цели компании, область применения СМК (указывает на стандарт, персонал, средства и продукцию, которые попадают под СМК) и представление компании (ее история, главные достижения, мощность производства, типы производимой продукции); утверждение и поправки; толкование терминов; обзор СМК и ее структуры.

Специальные процедуры

На этапе создания СМК предприятие должно разработать комплекс специальных процедур, соблюдение которых необходимо для соответствия нормам стандартов в сфере качества. При этом руководство должно во время создания процедур учитывать ситуацию в организации, сложившуюся в ней культуру, требования к работникам. Документированная процедура содержит в себе ответы на все вопросы, которые определяют, как необходимо выполнять действие. А именно процедура отвечает на вопросы: что именно выполняется и зачем; каким должен быть результат; кто, когда, где и каким образом выполняет действие.

Рабочие инструкции

Эти документы для СМК создаются для разъяснения работникам алгоритма выполнения ими конкретных действий. Как правило, инструкции рассматриваются в качестве процедур более низкого уровня. Они бывают представлены в разных формах: в виде письменных инструкций, чертежей, схем, фотографий, образцов, графиков, таблиц. Обычно рабочие инструкции адресованы сотрудникам низшего уровня организации. При их составлении всегда нужно учитывать фактор пользователя, поэтому подготавливать их в более доступном и понятном виде, чем процедуры.

Специальные формы

Формы по существу очень напоминают собой рабочие инструкции, поэтому являются элементом документации СМК. Однако их назначение немного отличается от функции процедур, руководств и прочих инструкций. Пока форма не заполнена, она считается документом для СМК инструктивного характера. Однако после внесения в нее информации и данных она сразу же переходит в раздел зарегистрированных данных. Формы могут быть представлены в компании в виде таблиц, контрольных листов, матриц, анкет.